Por: Carlos A. Catarino, EA MBA (traducido del artículo “The Corporate Transparency Act’s impact on law firms“)

La Ley de Transparencia Corporativa (CTA), promulgada como parte de la Ley de Autorización de Defensa Nacional en el año fiscal 2021, representa un avance significativo en el derecho corporativo estadounidense. Su objetivo principal es mejorar la transparencia y combatir el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo y otras actividades ilícitas facilitadas a través de estructuras corporativas opacas. Si bien la CTA tiene implicaciones de gran alcance para una amplia gama de industrias, un grupo que debe prestar especial atención a sus disposiciones son los bufetes de abogados, pero también oficinas de contadores públicos (CPA) y agentes registrados (EA).

Comprender la Ley de Transparencia Corporativa

Antecedentes y contexto

La Ley de Transparencia Corporativa, promulgada el 1 de enero de 2021, es una respuesta a las crecientes preocupaciones sobre el uso indebido de empresas fantasma anónimas con fines ilegales. Representa una desviación significativa de los requisitos de presentación de informes corporativos existentes en los Estados Unidos. La Ley exige que ciertas entidades deben reportar su información sobre beneficiarios reales a la Red de Ejecución de Delitos Financieros (FinCEN), una oficina del Departamento del Tesoro de Estados Unidos.

Requisito de presentación de informes sobre el beneficiario real

Una de las disposiciones centrales de la CTA es el requisito de que las empresas revelen sus beneficiarios reales cuando se constituyan y, cuando haya cambios, realicen actualizaciones dentro de los 30 días calendario posteriores a los cambios. Los beneficiarios finales son personas que, directa o indirectamente, ejercen un control sustancial sobre una entidad jurídica o reciben beneficios económicos sustanciales de ella. Esto incluye personas que poseen el 25% o más de las participaciones accionarias de la entidad o que tienen un control administrativo significativo.

Entidades cubiertas

La CTA se aplica a una amplia gama de entidades, incluidas corporaciones, compañías de responsabilidad limitada (LLC) y otras estructuras similares. Sin embargo, ciertos tipos de entidades están exentos, como las empresas que cotizan en bolsa, las empresas de inversión registradas y determinadas entidades reguladas. Los bufetes de abogados, CPA y EA deben conocer las exenciones para determinar si sus clientes están bajo el ámbito de la CTA.

Políticas y procedimientos generales de CTA para despachos de abogados, CPAs y EAs.

Estos deben comprender la necesidad de desarrollar nuevas políticas y procedimientos o actualizar los existentes para garantizar el cumplimiento, debido en parte a las duras sanciones que se imponen por incumplimiento. Por ejemplo, no informar intencionalmente información sobre beneficiarios reales dentro de los 90 días posteriores a la constitución o registro para las empresas informantes creadas o registradas en 2024 o 30 días después de la constitución o registro para las empresas informantes creadas o registradas en 2025 y en adelante, o proporcionar intencionalmente una BOI falsa o información fraudulenta puede resultar en una pena civil máxima de $500 por día (hasta $10,000), prisión de hasta dos años, o ambas. Un área de preocupación para estos profesionales es exactamente quién puede ser considerado penalmente responsable: ya sea el profesional, la entidad comercial, la empresa solicitante o los tres. Además, la persona que presenta el informe BOI debe certificar que el informe es verdadero, correcto y completo.

Los bufetes de abogados, CPAs y EAs pueden enfrentar responsabilidad si se descubre que han facilitado el incumplimiento o no han informado de actividades sospechosas. Algunas empresas ven el nuevo trabajo de elaboración de informes como una oportunidad para hacer crecer su negocio, mientras que otras lo ven como demasiado arriesgado, demasiado lento y/o demasiado costoso para sus clientes. Esto está llevando a algunas empresas a considerar la posibilidad de subcontratar la presentación del informe inicial de la BOI y el trabajo de cumplimiento continuo a una empresa de servicios externa o al propio cliente.

Antes de finales de 2023, FinCEN espera proporcionar un documento de preguntas frecuentes que brindará más orientación sobre todos los temas de CTA, incluida la presentación. Mientras tanto, las empresas coinciden en que sus políticas y procedimientos deben abordar la comunicación y la educación, así como cuándo deben recopilarse los datos sobre los beneficiarios finales y quién debe hacerlo. También está la cuestión de la seguridad de los datos, que abordamos por separado en este artículo.

Para los bufetes de abogados, CPAs y EAs que ven esto como una oportunidad para hacer crecer su negocio, muchos están en el proceso de establecer o actualizar protocolos de cumplimiento sólidos que incluyan diligencia debida del cliente, mantenimiento de registros y mecanismos de presentación de informes. Además, seguirá siendo necesario monitorear los desarrollos relacionados con la CTA y actualizar las políticas internas para reflejar los cambios en los requisitos regulatorios.

Ley de Transparencia Empresarial: desafíos e inquietudes para los despachos de abogados

Carga administrativa

La CTA impone cargas administrativas adicionales a las firmas de abogados, CPAs y EAs, ya que ahora deben navegar por complejos procesos de presentación de informes y cumplimiento. Esto puede requerir la asignación de recursos, capacitación del personal y la implementación de nuevos software o sistemas para gestionar los datos de los clientes de forma segura.

Relaciones con clientes

La Ley puede tensar las relaciones con los clientes, ya que algunos clientes pueden dudar en revelar información sobre el beneficiario final. Los bufetes de abogados deben equilibrar sus obligaciones en virtud de la CTA con el mantenimiento de la confianza entre sus clientes.

Regulaciones en evolución

La CTA es parte de una tendencia global más amplia hacia una mayor transparencia corporativa. Los bufetes de abogados, CPAs y EAs deberían anticipar nuevos desarrollos regulatorios en esta área, tanto a nivel federal como estatal, y adaptar sus medidas de cumplimiento en consecuencia.

Identificación de beneficiarios reales y solicitantes de empresas

Los profesionales deben comunicarse con sus clientes para informarles de su condición de beneficiario real potencial. Si no está claro si un individuo tiene o ejerce un control sustancial, los profesionales autorizados pueden considerar pecar de cautelosos e informar a aquellas personas que puedan ser beneficiarios finales.

Está la cuestión de quién debería ser responsable de recopilar información sobre los beneficiarios reales. ¿Será el despacho de abogados, CPAs, EAs o la entidad? ¿En qué etapa (admisión/compromiso, formación, postformación) se deben recopilar los datos personales? Las empresas que realizan trabajos transfronterizos están acostumbradas a recopilar información sobre beneficiarios reales en la etapa de admisión/compromiso debido a las leyes de BOI que ya existen en otros países.

Educar a los abogados, CPAs y EAs sobre los riesgos del incumplimiento será clave para garantizar la recopilación adecuada de información sobre los beneficiarios reales.

Recopilación y almacenamiento de datos.

Una empresa que toma la decisión de recopilar información sobre beneficiarios reales para su cliente deberá ser diligente en cuanto a proteger y almacenar la información de forma segura. ¿Cómo puede una empresa recopilar y almacenar de forma segura datos privados, tales como licencias de conducir y pasaportes, y al mismo tiempo cumplir con las leyes de privacidad, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea y varias regulaciones de privacidad estatales y federales en los Estados Unidos?

A la luz de esta nueva regulación, las empresas deberían revisar sus políticas y procedimientos actuales para determinar los controles existentes que involucran el acceso a datos privados de clientes.

Gestión de datos de la empresa y del beneficiario real.

Los bufetes de abogados, CPAs y EAs que decidan recopilar información sobre las empresas declarantes y de los beneficiarios reales también deberán establecer un proceso para realizar un seguimiento de esa información. Estas empresas también tendrán que decidir si manejarán los requisitos de cumplimiento continuos, que exigen informar los cambios dentro de los 30 días.

El software de gestión de entidades de terceros existente se puede mejorar para ayudar con el cumplimiento continuo cuando se producen cambios en el beneficiario final o en la empresa que informa. Esta tecnología también se puede utilizar para ayudar a gestionar los costos.

Otra consideración es el problema actual de las restricciones presupuestarias para muchos clientes de bufetes de abogados. Es posible que los clientes no quieran el gasto adicional de pagar a los abogados para que presenten informes BOI o se encarguen del cumplimiento continuo. Para ayudar a los clientes a ahorrar costos, algunas firmas de abogados están buscando soluciones tecnológicas que puedan manejar los informes tanto de la empresa como de la BOI, así como el cumplimiento continuo de los cambios en los informes dentro de los 30 días. Empresas expertas en tecnología y empresas de servicios, como CT Corporation, están creando cuestionarios en línea que se pueden agregar a un flujo de trabajo para ayudar a determinar si una entidad es una empresa que presenta informes.